Furlough - Système de Chômage Partiel en place au Royaume-Uni depuis Mars 2020 contre le Covid-19

HRBC · Avril 8, 2020, 6:35

Coronavirus Job Retention Scheme

Système temporaire de Chômage Partiel en place au Royaume-Uni depuis Mars 2020

À la suite de la crise du coronavirus (Covid-19), de nombreux lieux de travail ont été fermés et les employés ont été invités à travailler à domicile s’ils le pouvaient. Toutefois, certains emplois ne peuvent être exercés à domicile et certains employeurs ont donc envisagé des licenciements et des suppressions d’emplois en raison de l’assèchement du travail.

Le 26 mars 2020, le gouvernement britannique a annoncé les détails du programme de maintien de l’emploi des victimes du coronavirus, appelé : “Coronavirus Job Retention Scheme”.

Les employeurs peuvent utiliser ce programme pour maintenir les personnes au travail jusqu’à la réouverture de leur lieu de travail, plutôt que de les licencier. Il s’agit bien évidemment d’un système de chômage partiel similaire à ceux mis en place dans de nombreux pays européens.

L’objectif principal de ce système (qui est nouveau pour le UK) est de maintenir les gens chez eux tout en permettant aux employeurs de conserver le personnel qui sera nécessaire lorsqu’ils commenceront à reconstruire leurs activités. Cela permettra de reprendre le travail avec un noyau critique qui possède les connaissances nécessaires.

Le “Coronavirus Job Retention Scheme” est un programme temporaire ouvert à tous les employeurs britanniques pendant au moins trois mois à compter du 1er mars 2020. Il est conçu pour soutenir les employeurs dont les activités ont été gravement affectées par le coronavirus (COVID-19).

Les employeurs pourront utiliser un portail pour demander le remboursement de 80% des coûts salariaux mensuels habituels des employés mis en congé (ou suspendus - “Furloughed” en anglais), jusqu’à concurrence de 2 500 £ par mois, plus les cotisations patronales d’assurance nationale associées et les cotisations patronales minimales de retraite (automatic enrolment employer pension contributions) sur ce salaire. Les employeurs peuvent recourir à ce régime à tout moment pendant cette période.

Le régime est ouvert à tous les employeurs britanniques qui ont créé un régime de rémunération par PAYE avant le 28 février 2020.

Les 10 idées clés du “Coronavirus Job Retention Scheme"

Le régime est disponible pour les salariés inscrits sur la paie au 28 février 2020.
Un employé doit être suspendu pour une période minimale de 3 semaines. Il peut ensuite retourner au travail et reprendre son congé plus tard si nécessaire.
Les salariés en congé ne doivent pas travailler pour l’employeur pendant la période de congé.
La période de congé est fixée au plus tôt au 1er mars 2020 et doit donc être rétroactive. Le régime durera au moins 3 mois et sera prolongé si nécessaire par le gouvernement. Si le régime est rétroactif au début du mois de mars (car il est destiné à soutenir toutes les personnes employées à cette date) une entreprise ne pourra prétendre à la subvention que lorsqu’elle aura convenu du congé avec son personnel et que ce dernier aura cessé de travailler pour l’employeur.
Toutes les entreprises britanniques sont éligibles, « tout employeur du pays, petit ou grand, caritatif ou à but non lucratif » (pour reprendre les termes du Chancelier).
Le régime verse une subvention (et non un prêt) à l’employeur.
La subvention maximale sera calculée par employé et correspondra à 80 % du « salaire normal d’un employé », considérant un salaire maximum de 2 500 £ par mois (c’est le maximum de salaire possible à prendre en compte).
L’employeur paiera l’employé par le biais de la paie et déclarera les paiements au HMRC en utilisant le système d’information en temps réel (RTI) comme d’habitude, comme le prévoit le contrat de travail. Ce contrat peut être renégocié, mais c’est une question qui relève du droit du travail.
Le régime sera géré par le HMRC :

Les employés concernés doivent être désignés comme employés en congé.
Les employeurs soumettront leurs demandes au HMRC par le biais d’un nouveau portail en ligne.

La subvention sera versée à l’employeur par le biais d’un nouveau système en ligne qui est en cours de construction à cet effet. Il n’y a pas de détails sur la procédure de demande pour le moment. Informations à venir courant avril 2020.

Questions - Réponses sur le “Coronavirus Job Retention Scheme”

Comment peut-on placer quelqu’un dans le régime ?

L’employé doit accepter d’être mis en congé (ou suspendu) a priori (c’est dans son intérêt, mais dans la négative il semblera possible de forcer le trait et de mettre le régime en place quand même - A vérifier avec les autorités quand le système sera détaillé dans les prochaines semaines) et vous devez ensuite le désigner comme étant en congé.

Les directives précisent que, pour pouvoir bénéficier de la subvention, les employeurs doivent écrire à leur employé pour confirmer qu’il a été mis en congé et conserver une trace de cette communication.

Le mieux est d’avoir une réunion ou un email avec chaque salarié l’informant de l’utilisation du régime, suivi de l’envoi d’une lettre ou email qui permet de contractualiser (moyennant retour écrit du salarié) le changement de régime temporaire en application du “Coronavirus Job Retention Scheme”.

Les salariés peuvent-ils se mettre en suspension par eux-mêmes ?

Non. En tant qu’employeur, vous devez les désigner comme étant en congé (Furlough).

Le régime s’applique-t-il aux travailleurs indépendants ?

Non. Il ne s’appliquent qu’aux salariés, et non aux sole traders ou contractors qui se font payer sur factures.

Qu’en est-il des travailleurs sous contrat à durée déterminée ?

Les travailleurs sous contrat à durée déterminée peuvent être suspendus et leur contrat peut être renouvelé ou prolongé pendant la période de suspension sans que les conditions du régime ne soient rompues.

Combien l’entreprise peut-elle réclamer au HMRC ?

Le HM Revenue & Customs (HMRC) remboursera 80% des coûts salariaux habituels des travailleurs suspendu, jusqu’à un plafond de 2 500 £ (brut) par travailleur et par mois, plus les cotisations patronales d’assurance nationale associées et les cotisations patronales minimales (minimum automatic enrolment employer contributions) sur ce salaire.

Les honoraires, commissions et primes ne peuvent être réclamés.

Pour les salariés, il faut utiliser le salaire réel avant impôt, à partir du 28 février.

Pour les salariés dont le salaire varie, l’employeur peut demander le plus élevé des deux :

le salaire du même mois de l’année précédente
le salaire mensuel moyen à partir de l’année 2019-20

Si un salarié à rémunération variable a été employé pendant moins d’un an, on peut demander une moyenne de ses revenus mensuels depuis qu’il a commencé à travailler. Si le travailleur n’a commencé qu’en février 2020, il faudra utiliser une approche au prorata.

Doit-on compléter l’aide jusqu’à un salaire entier ?

Non. Vous pouvez compléter la subvention si vous le souhaitez, mais vous n’êtes pas obligé de le faire. Pour les employeurs qui complètent la subvention, une question clé est de savoir comment maintenir un différentiel équitable entre les employés en congé et les employés qui travaillent encore.

Si vous ne souhaitez pas compléter la subvention, il est recommandé d’obtenir un accord du salarié par écrit.

Qu’en est-il du paiement des cotisations retraite ?

Vous pouvez récupérer la contribution minimale obligatoire employeur à la retraite sur la subvention. Cette demande peut être faite en plus du plafond de 2 500 £.

La contribution minimale actuelle en vertu de la réglementation sur l’auto-assurance est de 3% du revenu d’un employé supérieur à 512 £ par mois (elle passera à 520 £ par mois à partir du 6 avril 2020). Les cotisations de retraite en sus ne peuvent pas être réclamées par le biais du régime, mais vous devrez les maintenir, à moins que vous ne conveniez d’autre chose avec les salariés.

Qu’en est-il des prestations telles que l’assurance maladie, l’abonnement à un club de gym, etc. ?

Elles devront être maintenues, à moins que vous ne conveniez d’autre chose avec les employés en congé.

Il ne semble pas que les employeurs puissent réclamer le coût des prestations par le biais de la subvention (sauf pour les cotisations de retraite). En tout état de cause, de nombreux employeurs choisiront de maintenir les prestations comme option plus simple, en particulier s’ils en ont déjà payé le coût.

Si vous proposez une assurance maladie complémentaire ou des prestations en cas de décès en cours d’emploi à vos employés soumis au régime, vous devrez vérifier auprès des prestataires des régimes quel salaire serait utilisé en cas de demande de remboursement - s’agirait-il d’un salaire annuel normal ou d’un salaire pendant le congé ?

Le paiement sera-t-il imposable et cotisable ?

Oui, les paiements que vous effectuez aux employés en congé seront soumis aux cotisations de la PAYE et de l’assurance nationale NIC.

Les employés peuvent-ils travailler quand même pour l’entreprise pendant leur suspension ?

Non. Les employés ne peuvent pas travailler pour ou au nom d’un employeur qui les a mis en congé (suspendus). Les directives précisent que cela inclut « la fourniture de services ou la génération de revenus ». S’ils effectuent un travail pour vous, vous devrez peut-être rembourser la subvention.

Il est important qu’ils ne fassent rien qui puisse compromettre votre capacité à demander la subvention.

Attirez l’attention de tout employé suspendu sur ce point, qui pourrait autrement effectuer un travail à domicile. Peut-être une mention en gras dans la communication envoyée à chaque salarié serait à considérer.

Peut-on demander à l’employé de suivre une formation pendant sa suspension ?

Oui. Un employé en congé (suspendu) peut suivre une formation si celle-ci n’implique pas la prestation de services ou la génération de revenus. Les disposition du gouvernement soulignent que si les travailleurs doivent, par exemple, suivre des cours de formation en ligne pendant leur congé, ils doivent recevoir au moins le salaire de subsistance national/salaire minimum national pour le temps consacré à la formation, même si celui-ci est supérieur à la subvention.

Une personne en suspension peut-elle travailler pour d’autres employeurs ?

C’est possible. Les directives indiquent clairement que les travailleurs intérimaires ne pourront bénéficier du régime que s’ils ne travaillent pas. La formulation des orientations suggère que le fait de travailler ailleurs n’est peut-être pas un obstacle absolu à la mise à pied d’autres types d’employés, mais ce n’est pas tout à fait clair.

Vous devriez pouvoir imposer des restrictions aux employés travaillant ailleurs, même si cela est autorisé par le régime, mais vous devriez réfléchir attentivement à la question de savoir si vous souhaitez le faire. Vous voudrez évidemment empêcher les employés suspendus de travailler pour un concurrent (nos clauses de concurrence !), et il ne sera pas nécessaire de le dire explicitement, car le contrat de travail sous-jacent de l’employé restera en vigueur pendant toute la durée du congé. Vous pouvez aussi autoriser les employés en congé à effectuer un travail supplémentaire, par exemple dans le secteur de la santé et des services sociaux ou dans les services essentiels.

Les employés en congé peuvent-ils faire du bénévolat ?

Oui, cela est autorisé.

Combien de temps peut-on maintenir les salariés en congé ?

La durée minimale du congé est de trois semaines. Un employé peut cependant être suspendu plusieurs fois, sous réserve de la période minimale de trois semaines, aussi souvent que l’employeur et l’employé en conviennent.

Le régime sera ouvert pour une période initiale de trois mois (du 1er mars au 31 mai 2020), mais il pourrait être prolongé.

Il est probable que les employeurs voudront se réserver le droit de rappeler leurs employés après une période de congé si les conditions commerciales s’améliorent.

Peut-on faire une rotation des employés en régime de « furlough » ?

Oui, certaines entreprises ont du travail pour certains membres du personnel, mais pas assez pour tous. La question est de savoir si les employeurs peuvent procéder à une rotation des employés suspendus ou s’ils doivent choisir certains employés qui seront suspendus tandis que d’autres resteront au travail.

Selon les dernières orientations, les employés peuvent être mis dans le régime « furlough » plusieurs fois. Chaque cas doit être d’une durée minimale de trois semaines consécutives et lorsque les employés retournent au travail, ils doivent être enlevés du régime. Cela indique que les employeurs peuvent faire une rotation des employés en congé, à condition que chaque employé passe un minimum de trois semaines en suspension.

Quand peut-on commencer à utiliser le système ?

La subvention s’applique à partir du moment où un salarié est mis en congé. Les possibilités d’antidate ne sont pas claires.

L’antidate au 1er mars 2020 semble être conçue pour couvrir les personnes qui ont déjà été licenciées ou mises au chômage pour cause de coronavirus. Ainsi, si les employeurs réembauchent des personnes qui ont été licenciées après le 1er mars, ils peuvent mettre ces employés en disponibilité et demander la subvention.

Le plus tôt vous informez / obtenez leur consentement, le mieux ce sera. Il faut bien entendu que le salarié ne travaille plus. Attention à ne pas antidater sur une période où le salarié travaillait !

Quid si des licenciements ont été opérés ?

Si vous avez licencié des salariés depuis le 28 février, il est possible de donner à ces anciens salariés la possibilité d’être réembauchés et de bénéficier ensuite directement du régime.

Peut-on licencier certaines personnes et en mettre d’autres dans le régime « furlough »?

Oui, les directives indiquent clairement qu’il n’est pas nécessaire de mettre tous vos employés en congé.

Comment choisir les employés qui doivent être suspendus ?

Les salariés qui ne peuvent pas travailler à domicile et qui n’ont actuellement aucun travail à faire seront des candidats évidents pour le congédiement.

Sinon, les employeurs devront peut-être envisager un processus d’appel de volontaires, de mise en commun et de sélection - comme dans le cas d’un processus de licenciement. Il existe un risque de plaintes (y compris de discrimination) si le processus n’est pas géré correctement.

Peut-on faire un congé partiel pour réduire les heures de travail d’une personne ?

Non. Une personne ne peut pas du tout travailler pour vous si elle est suspendue.

Si vous avez du travail pour une personne, mais pas suffisamment, vous pouvez toujours discuter avec elle de la possibilité de réduire sa semaine de travail. Elle devra donner son accord, sauf dans le cas peu probable où vous vous êtes réservé le droit de la faire bénéficier d’une réduction de salaire pour un travail réduit, et elle ne bénéficiera pas du régime.

Quelle est la procédure à suivre pour demander le paiement au HMRC ?

L’employeur devra soumettre au HMRC des informations sur les travailleurs qui ont été suspendus et leurs revenus via un nouveau portail en ligne du HMRC. Ce portail devrait être ouvert en avril.

Les salariés peuvent-ils bénéficier du régime s’ils sont en congé de maladie ?

Les directives stipulent que « les employés en congé de maladie ou en auto-isolement doivent recevoir une indemnité de maladie légale mais peuvent être suspendus après cela ». Cela signifie que vous ne pouvez pas mettre un employé en suspens avant qu’il n’ait terminé son congé de maladie.

Les directives ne traitent pas explicitement des employés qui tombent malades pendant leur congé, mais elles indiquent que les employés conserveront leurs droits au SSP (indemnités maladie). Étant donné que le SSP sera probablement inférieur à la rémunération du congé, ils ne seront toutefois pas incités à se déclarer malades.

Les employeurs devront décider de ce qu’il convient de faire en ce qui concerne les indemnités de maladie de l’entreprise. Il peut être préférable de convenir d’une suspension des indemnités de maladie de l’entreprise.

Qu’en est-il des employés en congé de maternité ou autre congé familial ?

Les directives indiquent que les employeurs peuvent demander une augmentation de l’indemnité de maternité par le biais du régime de chômage partiel. Cela suggère que les employés peuvent suspendre les employés en congé de maternité. Elles pourront réclamer le SMP (indemnité maternité) de la manière habituelle et selon les règles habituelles et pourront ensuite demander une majoration de leur salaire contractuel par le biais du régime de chômage partiel.

Actuellement, les employeurs peuvent récupérer 92% des SMP (ou 103% d’entre eux peuvent prétendre à l’aide aux petits employeurs). Il n’est pas certain que les employeurs puissent réclamer le solde de 8% du SMP par le biais du régime, en même temps que l’augmentation des salaires contractuels.

Les mêmes principes s’appliquent aux autres types de congés familiaux.

Les travailleurs continueront-ils à accumuler des indemnités de vacances pendant leur congé ?

Oui, car ils restent employés. Vous pouvez convenir qu’aucun congé contractuel (au-delà du minimum légal de 5,6 semaines par an) ne sera accumulé pendant le congé, mais les employés conserveront leur droit d’accumuler des congés annuels en vertu de la réglementation sur le temps de travail.

Les personnes peuvent-elles prendre leurs vacances pendant leur suspension ?

Cela n’est pas tout à fait clair. Vous pouvez refuser les demandes de congés pendant les périodes de congé si vous le souhaitez, mais vous pouvez préférer que les employés utilisent leur pécule de vacances plutôt que de le stocker. Pour exiger des employés qu’ils prennent des vacances (si cela est autorisé), vous devez leur donner un préavis deux fois plus long que la durée des vacances que vous souhaitez qu’ils prennent (par exemple, dix jours de préavis pour cinq jours de vacances), sauf si le contrat stipule autre chose.

Les employés continueront-ils à accumuler du service continu pendant le congé ?

Oui, la relation sous-jacente se poursuivra si un travailleur est suspendu, de sorte que sa période d’emploi continu continuera à s’accumuler tout au long et sera reconnue dans son intégralité une fois le congé terminé.

Que se passe-t-il à la fin du congé ?

L’idée est que les employés pourront revenir au travail. Le régime est conçu de manière à ce que les employeurs n’aient pas à procéder à des licenciements puis à recruter une nouvelle main-d’œuvre une fois la crise passée.

Toutefois, si les conditions commerciales ne se sont pas suffisamment propices pour que vous puissiez reprendre tous les employés suspendus à la fin du régime, vous pourrez les licencier, sous réserve des règles habituelles en matière de licenciement.

Ce point est important car d’autres pays européens qui ont mis en place des régimes similaires imposent des restrictions aux employeurs qui licencient. Aucune condition de ce type n’est imposée au Royaume-Uni.

Les ressortissants étrangers munis d’un visa peuvent-ils bénéficier du régime de congé ?

Il n’y a rien qui puisse laisser penser le contraire. Il semble que le système couvrira tous les travailleurs tant qu’ils sont des travailleurs sous contrat britannique, travaillant au Royaume-Uni et payant leur salaire au Royaume-Uni.

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