Quelles sont les depenses déductibles dans une entreprise ?


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La question des charges déductibles du résultat d’une entreprise se pose à tout entrepreneur. Quels sont les frais pouvant être considérés comme des dépenses professionnelles ? Dans quelle mesure est-il possible de les déduire ?

Certaines dépenses peuvent être considérées comme professionnelles. Pour vous, en tant qu’entrepreneur, cela aura deux conséquences fiscales intéressantes. La première : elles constitueront des charges déductibles du bénéfice imposable de votre entreprise ; la seconde: ces dépenses professionnelles vous permettront de récupérer la TVA.

Quels frais puis-je déduire dans le cadre de mon activité professionnelle ?

La déduction des frais permet de diminuer le résultat fiscal de l’entreprise et ainsi, de réduire l’impôt. Mais toutes les charges ne sont pas déductibles. Pour l’être, elles doivent obligatoirement respecter certaines conditions :

  • Elle doit être engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise et se rattacher à une gestion normale de l’entreprise ;
  • Se traduire par une diminution de l’actif net de l’entreprise ;
  • Etre appuyée de justifications suffisantes (par exemple, une facture) ;
  • Etre comptabilisée dans les charges de l’exercice au cours duquel elle a été engagée.

Pour vous aider à économiser, voici 12 dépenses qui pourraient éventuellement réduire votre facture d’impôt.

Fournitures de bureau

Si vous rencontrez des difficultés pour trouver des frais professionnels à déclarer sur votre formulaire de dépenses déductibles, vous n’avez pas à chercher plus loin que votre bureau.

HMRC vous permet de déclarer une gamme de dépenses relatives aux matériels de bureau, notamment:

  • Votre téléphone professionnel
  • Votre téléphone portable
  • Votre fax
  • Frais de port
  • Papeterie d’affaires
  • Frais d’impression
  • Encre d’imprimante et cartouches
  • Tout logiciel utilisé par votre entreprise depuis moins de deux ans
  • Tout logiciel informatique utilisé par votre entreprise et qui effectue des paiements réguliers pour renouveler la licence.

Vous pouvez même faire une demande pour votre ordinateur portable, votre tablette ou votre ordinateur personnel, mais uniquement si il est utilisé à des fins professionnelles. Cela signifie que si vous avez acheté un ordinateur familial au cours de la précédente année fiscale et que vous ne l’utilisez que 50% du temps à des fins professionnelles, vous pouvez en réclamer le coût en tant que dépense professionnelle.

Pour certains articles plus volumineux tels que les ordinateurs et les logiciels coûteux, vous devez demander le remboursement de ces dépenses à titre de déduction pour amortissement.

Dons

Avez-vous versé une somme à une œuvre de charité l’année dernière? Si oui, vous pouvez la déclarer en tant que dépense déductible.

Tous les dons faits à des œuvres de bienfaisance enregistrées ou à des clubs de sport amateur communautaires par des particuliers sont exempts d’impôt. C’est ce qu’on appelle un allégement fiscal et son fonctionnement dépend de la manière dont vous choisissez de faire un don.

En règle générale, les dons de bienfaisance sont effectués par:

  • Directement à partir de votre salaire ou de votre pension via un système de paie
  • Terrain, propriété ou actions
  • Volontariat

Les règles sur l’allégement fiscal des œuvres de bienfaisance s’appliquent également aux entrepreneurs individuels et aux sociétés de personnes, mais pas aux dons faits au nom de sociétés à responsabilité limitée.

Les frais de déplacement

Voici des frais de déplacement que vous pouvez déduire dans votre déclaration de dépenses professionnelles.

Les dépenses autorisées comprennent:

  • Assurance automobile
  • Réparations et entretien
  • Carburant
  • Parking
  • Frais de location
  • Frais d’immatriculation de véhicule
  • Couverture de panne
  • Tarifs train, bus, avion et taxi
  • Chambres d’hôtel
  • Repas voyage d’affaires

Cela dit, il convient de noter que vous ne pouvez pas prétendre à des frais de conduite non professionnels, ni aux amendes que vous encourez lorsque vous conduisez ou votre trajet entre votre domicile et votre lieu de travail habituel.

Les frais de justices et financiers

Lorsque vous évaluez les dépenses de votre entreprise, vous devez aussi inclure tous les coûts. Comme votre comptable, un conseiller financier, un architecte ou autres professionnels que vous payez pour vous assister.

Vous n’êtes pas autorisé à réclamer des frais de justice liés à l’achat de biens immobiliers ou de machines, bien que, si vous utilisez la comptabilité traditionnelle, vous pouvez les réclamer à titre de déduction pour amortissement. Comme pour les frais de déplacement, vous n’êtes pas autorisé à réclamer des frais juridiques ou financiers que vous avez été obligés de supporter en enfreignant la loi.

Factures impayées

C’est l’une des dépenses les plus avantageuses et non utilisées que vous devriez réclamer en tant que chef d’entreprise. Si vous utilisez une comptabilité traditionnelle, HMRC vous permet de réclamer toute somme d’argent comprise dans votre chiffre d’affaire que vous ne recevrez pas. C’est ce qu’on appelle une «créance irrécouvrable» et la seule condition préalable à son inclusion dans vos dépenses est que vous devez être sûr que ces factures ne seront jamais récupérées auprès d’un client.

Vous n’êtes pas autorisé à réclamer pour des dettes impayées qui:

  • Ne sont pas inclus dans votre chiffre d’affaires
  • Sont liés à la vente d’actifs fixes, tels que des terrains, des bâtiments ou des machines
  • Ne sont pas correctement calculés

Il convient également de noter que les créances irrécouvrables ne peuvent pas être réclamées sur votre formulaire si vous utilisez la comptabilité de caisse.

Les couts Marketing

Une autre dépense que les dirigeants d’entreprise oublient souvent de réclamer est le coût Marketing de leur entreprise.

HMRC vous permettra de réclamer:

  • Toute publicité que vous avez faite dans des journaux ou des annuaires
  • Publipostage en masse (ou "mailings")
  • Tous les coûts associés aux échantillons gratuits que vous avez produits et distribués
  • Frais d’élaboration et de maintenance du site

Encore une fois, il y a quelques exceptions à la règle. Vous n’êtes pas autorisé à demander des frais lies à des évènements pour vos clients et fournisseurs.

Les vêtements

Vous n’êtes pas autorisé à réclamer le contenu de toute votre garde-robe en tant que dépense - mais croyez-le ou non, vous pourrez réclamer certains articles vestimentaires.

Les dépenses vestimentaires autorisées comprennent:

  • Uniformes liés au travail
  • Vêtements de protection nécessaires pour votre travail
  • Costumes pour acteurs ou artistes

Contrairement aux frais de déplacement, vous êtes autorisé à utiliser l’intégralité du coût des vêtements de travail pour compenser votre facture fiscale annuelle.

Malheureusement, vous ne pouvez pas prétendre aux tenues de tous les jours que vous choisissez de porter au travail. Seulement des vêtements spécifiques au travail peuvent être considérés comme une dépense d’entreprise.

Les frais de vos employés

Si vous employez des salariés permanents, des salariés saisonniers ou des entrepreneurs pour vous aider à gérer votre entreprise, vous pouvez utiliser un large éventail de dépenses liées à leur emploi.

  • Salaire des employés et du personnel
  • Bonus
  • Les pensions
  • Avantages
  • Frais d’agence
  • Sous-traitants
  • Assurance nationale de l’employeur

Cela étant dit, il y a quelques coûts de personnel que HMRC ne considère pas comme une dépense d’entreprise autorisée. Par exemple, vous n’êtes pas autorisé à réclamer des frais associés à une nourrice ou nounou.

Abonnements

Êtes-vous abonné à des organismes professionnels ou à des publications commerciales spécialisées directement liés à l’activité de votre entreprise? Si oui, vous pouvez alors déclarer les coûts de ces abonnements dans votre déclaration de revenus.

Les dépenses autorisées comprennent un abonnement à des professionnels du commerce ou à des revues universitaires. De même, un abonnement ou une adhésion annuelle à une organisation professionnelle ou à un syndicat sera également considéré comme une dépense déductible.

Veuillez noter que tout paiement que vous effectuez à un parti politique ne compte pas comme un abonnement déductible de vos frais. De même, vous ne pouvez pas réclamer de frais d’abonnement personnels comme un abonnement à un centre sportif ou un magazine.

Votre hypothèque et vos services publics

Si vous travaillez à domicile, vous aurez toute une gamme de dépenses à réclamer - bien que, tout comme l’ordinateur de votre famille, vous devez tenir compte de certaines mises en garde cruciales lorsque vous réclamez des dépenses.

Par exemple, vous pouvez réclamer votre facture de gaz, votre facture d’électricité et votre facture d’eau comme dépenses admissibles, mais vous devez déterminer le montant de cette facture qui s’applique réellement à votre entreprise. Par exemple, si vous travaillez dans un appartement de cinq pièces et que vous passez la plupart de votre temps à travailler dans une pièce, vous pouvez déduire 20% de vos frais de services publics annuels en tant que dépenses sur votre formulaire de frais déductible.

Les mêmes règles s’appliquent à votre hypothèque ou votre loyer annuel, ainsi qu’à votre abonnement internet et de téléphones.

Impôts locaux

De nombreux entrepreneurs ont tendance à oublier les impôts lors du calcul de leurs dépenses d’entreprise pour l’année. Mais de la même manière, vous êtes autorisé à compter une partie de vos factures d’emprunt hypothécaire ou de services publics dans le montant de votre facture d’impôt, vous pouvez également prendre en compte une partie de votre facture d’impôt local.

Les mêmes règles s’appliquent en ce qui concerne la manière de calculer le montant que vous êtes autorisé à comptabiliser en tant que dépense. Si votre bureau à domicile représente 40% de l’espace de votre propriété, vous pouvez alors déduire 40% des coûts liés à votre taxe locale sur votre facture annuelle d’auto-évaluation.

Déduction de £4 par semaine

De toutes les dépenses déductibles que vous devriez déclarer sur votre formulaire annuel, celui-ci est le plus simple. Croyez-le ou non, HMRC permet une déduction sans faille pour tous les clients qui utilisent leur maison de manière minimale pour faire des affaires supplémentaires.

Cette déduction équivaut à une déduction de 4 £ par semaine pour le bureau que vous pouvez inclure dans les dépenses de votre entreprise dans votre déclaration.

Pour plus d’information n’hésitez pas à contacter notre équipe.

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